Fonctions
- Planifier des audits et préparer dans le système
- Contrôler des audits à l’aide des statuts
- Enregistrer la personne responsable
- Déclencher attribution multiple
- Fixer une date de répétition
- Fonctions de tri, de filtrage et de recherche
- Possibilité d’exportation (PDF, CSV)
Description
Des audits peuvent être planifiés et préparés dans le SSA-System Web. Le tableau synoptique permet également de contrôler les audits à l’aide des statuts et de la personne responsable. Pour créer un nouvel audit planifié, il suffit de cliquer sur le bouton orange «Ajouter». Le masque de saisie des listes de contrôle s’ouvre afin de sélectionner les listes de contrôle déjà enregistrées ou ses propres listes de contrôle. La fonction de recherche sert de soutien. Après avoir cliqué sur la liste de contrôle souhaitée, le prochain masque de saisie et les données d’audit peuvent être enregistrés. On peut, par exemple, sélectionner le responsable de la réalisation de l’audit ou le secteur/site. On peut également planifier la toute dernière mise en œuvre de l’audit.
Créer une date de répétition
Il est désormais possible de créer des dates de répétition pour les audits planifiés. Cette fonction ne peut être saisie que via le web et seulement si un nouvel audit planifié est démarré. Si un audit planifié est lancé, le bouton "Répéter" permet de saisir cette date récurrente à côté de la date de mise en œuvre. La date "Délai d'exécution" indique le jour et le mois où l'action sera répétée (date de début). En outre, deux unités de temps sont nécessaires :
- Le choix "Répéter" permet de définir la période dans laquelle l'audit doit être effectué (mensuellement, trimestriellement, semestriellement, annuellement).
- Le choix "Délai d'exécution" permet de sélectionner l'unité de temps à partir de laquelle l'audit apparaît dans les tâches en suspens ou dans le cockpit de la personne responsable (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel). La personne dispose ainsi d'un certain temps pour effectuer l'action.
Attribution multiple
La fonction Attribution multiple à côté du choix "Responsable" permet d'attribuer un audit planifié à plusieurs personnes. Cette fonction n'est possible que via le web et uniquement lorsqu'un audit planifié est redémarré. En sélectionnant plusieurs personnes et en démarrant l'audit planifié, le système génère pour chaque personne un audit indépendant à traiter. Il n'y a donc toujours qu'une seule personne responsable par audit.
ATTENTION : Si une attribution multiple est effectuée, il n'est pas possible de créer une date de répétition en même temps. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un nouvel audit pour chaque audit créé.
