Funktionen
- Erstellen der einzelnen Teams
- Massenimport durchführen
- Übersicht aller Personen im Account
- Listenansicht und Organigramm
- Anpassen des Profils
- Bestimmen der Zielwerte
- Löschen von Einträgen
Beschreibung
Im SSA-System Web können die Anwender der Software hierarchisch hinterlegt werden. Für jeden Anwender wird ein separater Eintrag erfasst. Dazu ist es zwingend nötig die Berechtigung, respektive die Rolle zu definieren. Es stehen die Rollen Administrator, Vorgesetzter und Mitarbeiter zur Verfügung.
| Administrator | Vorgesetzter | Mitarbeiter |
|---|---|---|
| SSA-System Web: | SSA-System Web: | SSA-System Web: |
| Cockpit: Nur auf angemeldete Person bezogen (Ausnahme Filter «Alle Teams») | Cockpit: Nur auf angemeldete Person bezogen (Ausnahme Filter «Alle Teams») | Cockpit: Nur auf angemeldete Person bezogen |
| Datenbank: Sieht im Account alles und hat alle Funktionen zur Verfügung | Datenbank: Sieht die Daten von sich und seinen Mitarbeitenden | Datenbank: Sieht bei allen Aktionen nur seine Daten |
| Kann eigene Checklisten erstellen | Kann eigene Checklisten erstellen | Kann keine eigenen Checklisten erstellen |
| Kann Informationen versenden und ansehen | Kann Informationen versenden und ansehen | Kann keine Informationen versenden, lediglich Informationen ansehen |
| Kann gesamte Felder-Einstellungen vornehmen | Kann keine Felder-Einstellungen vornehmen | Kann keine Felder-Einstellungen vornehmen |
| Kann alle Berechtigungen vergeben | Kann Berechtigung Vorgesetzter und Mitarbeiter vergeben | Kann keine Berechtigungen vergeben |
| Kann Standorte anpassen | Kann keine Standorte anpassen | Kann keine Standorte anpassen |
| Kann Personen erfassen | Kann Personen erfassen (lediglich Mitarbeiterberechtigung) | Wenn z.B. eine Information erfasst wird, ist die Liste aller Personen im Account ersichtlich. |
| Kann Mitarbeiter bearbeiten | Bearbeitung der Mitarbeitenden ist möglich (Berechtigung muss der Admin verwalten) | Sieht keine Informationen von anderen Personen. |
| SSA-App: | SSA-App: | SSA-App: |
| Sieht im Account alles und hat alle Funktionen zur Verfügung. | Sieht alle Aktionen von seinem Team. | Sieht die zugewiesenen Informationen |
| Sieht bei allen Aktionen nur seine Daten |
Um einen neuen Eintrag zu erstellen, muss in der «Listenansicht» die orange Schaltfläche «Hinzufügen» angeklickt werden. Die Eingabemaske zum Hinterlegen einer Person öffnet sich. Um die Struktur hierarchisch aufzubauen, muss jeweils der korrekte Vorgesetze ausgewählt werden. In der «Listenansicht» werden die Anwender alphabetisch geordnet. Unter «Organigramm» erstellt das System automatisch den hierarchischen Aufbau der erfassten Anwender. Durch Aufklappen der Pfeile wird das Organigramm geöffnet. Es werden aktive und inaktive Anwender angezeigt, welche auch von dieser Ansicht aus bearbeitet werden können. Es besteht auch die Möglichkeit ein Profilbild zu setzen, welches im SSA-System Web links vom eingeloggten Namen erscheint. Unter «Administration» kann der Administrator den Massenimport, -bearbeitung und -löschung durchführen.
Um einen Anwender zu löschen gibt es zwei Möglichkeiten:
- Unter Team (Anwender ändern) kann der betroffene Anwender im Status auf «inaktiv» gesetzt werden. Dadurch wird der Anwender aus dem Team herausgenommen. Alle Aktionen dieses Anwenders bleiben im System enthalten. Zudem bleibt die E-Mail Adresse dieses Anwenders im System und es kann kein neuer Anwender mit dieser Adresse erstellt werden.
- Der Anwender kann unter Team (3 Punkte) gelöscht werden. Dies ist allerdings erst dann möglich, sobald dieser Anwender nirgends mehr erwähnt wird. Alle seine Aktionen müssen zuerst gelöscht oder durch einen anderen Anwender ersetzt werden. Somit ist dieser Anwender nicht mehr im System.
Eine weitere hilfreiche Funktion ist das Vorgeben von Zielwerten bezüglich geplanten und spontanen Audits und/oder Feedbacks, welche der Anwender in einer definierbaren Zeiteinheit durchführen soll. Diese beziehen sich immer auf das aktuelle Kalenderjahr, zum Beispiel ab 01.01.2022 bis heute.
Beispiele zu Zielwerten:
Im Erfassungsjahr: Wenn ein Nutzer im aktuellen Jahr erfasst wurde z.B. am 15. Juni 2022, werden die Zielwerte ab dem Erfassungsmonat (inkl. Juni) auf den genauen Tag berechnet.
- Nutzer erfasst am 15.06.2022; Zielwert = 1/Monat -> ergibt bis 14.10.2022 = 4 (Jun-Sept)
- Nutzer erfasst am 15.06.2022; Zielwert = 1/Monat -> ergibt ab 15.10.2022 = 5 (Jun-Okt)
- Nutzer erfasst am 18.07.2022; Zielwert = 1/vierteljährlich -> ergibt bis 17.10.2022 = 1 (Quartal 3)
- Nutzer erfasst am 18.07.2022; Zielwert = 1/vierteljährlich -> ergibt ab 18.10.2022 = 2 (Quartal 3 & 4)
Nach Erfassungsjahr: Ab Beginn eines neuen Jahres erfolgt die Berechnung immer auf den ersten des Monats.
- Nutzer erfasst am 15.06.2022; Zielwert = 1/Monat -> ergibt ab 01.05.2023 = 5 (Jan-Mai)
- Nutzer erfasst am 18.07.2022; Zielwert = 1/vierteljährlich -> ergibt ab 01.04.2023 = 2 (Quartal 1 & 2)